Красивые фотографии, удобное расположение и хорошая цена ещё не означают, что площадка подходит для мероприятия.
Я это поняла на практике.
После проекторов, которые «есть», но их почти не видно. После залов, где некуда поставить ноутбук спикера. После вопросов с кондиционером. И даже после ситуации, когда участники уже пришли, а мы ещё расставляли стулья
Так у меня постепенно появился свой чек-лист выбора площадки.
Делюсь пунктами, на которые я сейчас смотрю в первую очередь.
Большой зал — не всегда хорошо.
Если вы планируете 50 участников, а берёте помещение на 100, даже при хорошей доходимости будет ощущение, что людей мало: пустые ряды, все сидят далеко друг от друга, атмосфера теряется. Создается впечатление неуспеха.
Но и зал впритык — другая крайность. Душно,
Поэтому если планируете 50 участников, берите зал в пределах этой вместимости
Это то, о чём легко забыть, когда ты организатор.
Ты уже знаешь, где парковка, с какой стороны вход и на какой этаж подниматься. А участник приезжает сюда впервые.
Поэтому я прохожу его путь сама:
где оставить машину → куда идти → легко ли найти вход → понятна ли навигация → как попасть в сам зал.
Потому что если первые 20 минут человек кружит вокруг здания и пишет: «А где вас найти?», его впечатление о мероприятии уже формируется.
Хотя вы ещё даже не вышли на сцену.
Вот здесь я давно не ориентируюсь только на озвученную мне цену за час
Я заранее уточняю, что конкретно входит в эту сумму:
Потому что бывает так: стоимость площадки устраивает, вы уже готовы подписывать договор — и тут начинают появляться дополнительные позиции.
И первоначальная стоимость постепенно превращается совсем в другую сумму.
Причём иногда дело даже не в деньгах, а в мелочах.
Например:
Приезжаете — действительно есть.
А бумаги нет 😄
И формально вас никто не обманул.
И все важные договорённости лучше фиксировать.
Фразы «у нас есть проектор» мне недостаточно.
Я прошу его включить.
Особенно если в помещении много дневного света.
Проектор может прекрасно работать, но изображение окажется настолько бледным, что участники просто не увидят презентацию. В светлых помещениях иногда лучше сразу рассматривать LED-экран.
Мне важно, чтобы его можно было разместить рядом.
Тогда спикер видит текущий и следующий слайд и продолжает работать с аудиторией.
Если ноутбук стоит где-то далеко, приходится постоянно поворачиваться к большому экрану, читать с него и терять контакт с залом.
А если есть дублирующий экран на сцене - это вообще замечательно
Кажется мелочью
Но мероприятие вообще состоит из десятков таких мелочей.
«Мы же проводим офлайн. Зачем нам хороший интернет?»
Например, затем, что во время выступления на экране появляется QR-код.
Чат-бот. Материалы. Форма заявки. Регистрация. Страница оплаты.
Человек заинтересовался вашим предложением. Достаёт телефон. Сканирует QR-код…
А если спикер планирует подключить практическую чать к выступлению и продемонстрировать что-то на практике, то программа просто поплывет..
Такое я тоже проживала на личном опыте
Но не красивый ролик площадки под музыку.
Как зайти в здание. Где регистрация. Как выглядит зал со сцены. Что увидит человек из последнего ряда. Как работает экран. Где гардероб.
И да, туалет тоже прошу показать.
Я серьёзно
Потому что человек проводит у вас несколько часов. И его впечатление от мероприятия — это не только сцена и контент.
Это весь его путь внутри площадки.
Особенно в тёплое время года.
Можно пригласить сильного спикера. Подготовить отличный контент. Сделать красивую презентацию.
Но если через два часа в помещении нечем дышать, люди начнут выходить.
И часть уже не вернётся.
Перед подписанием я ещё раз прохожусь по условиям.
Во сколько мы можем зайти на площадку?
Есть ли технический час на подготовку и встречу участников?
Кто готовит зал и делает рассадку?
Будет ли технический специалист во время мероприятия?
Можно ли продлить аренду, если программа выйдет из тайминга, и сколько это будет стоить?
Есть ли отдельная плата за уборку?
Какие ещё обязательные платежи не входят в стоимость аренды?
А вопрос «Кто готовит рассадку?» в моём чек-листе вообще появился благодаря отдельной истории.
Однажды я приехали на площадку — зал не готов, а мне выступать через 30 минут
Участники уже начинают заходить, а я таскаю стулья.
Потом они посмотрели на меня…
и тоже начали таскать стулья
Получился незапланированный тимбилдинг ещё до начала программы.
После этого вопрос про рассадку я задаю всегда.
И вообще, большая часть моего чек-листа появилась именно так.
Не потому, что однажды я села и придумала идеальную инструкцию организатора.
Поэтому для меня площадка — не просто красивый фон для мероприятия.
От неё зависит, как участники вас услышат и увидят, насколько им будет комфортно, как пройдут продажи со сцены и с каким впечатлением люди уйдут.
Можно подготовить отличный контент и пригласить харизматичного спикера — и испортить впечатление десятком организационных мелочей.
А можно предусмотреть их заранее.
Вы столкнулись с вопросом, как узнать ID пользователя в Максе для настройки рассылки или интеграции? В отличие от некоторых других мессенджеров, в MAX этот уникальный идентификатор пользователя не ото
(пошаговая инструкция) Я уже перепробовала несколько ботов. Даже видео сняла про них. И знаете что? То видео можно удалять. Потому что бот стал платный, а платить каждый месяц только за комментарии
«Купецъ Медиа» — это площадка для маркетологов, таргетологов, предпринимателей и всех, кто занимается продвижением в России. Здесь публикуют разборы рекламных кампаний, кейсы с конкретными цифрами, по
