Дневник Ивентолога

Что ни месяц — то +1 новый опыт в организации мероприятий.

В этот раз я прошла все процессы организации онлайн-конференции.

В целом разница с офлайном есть, но не большая. А вот страхов было больше.

За что переживала?

— не было чёткого понимания, как всё подключается и как вообще эти эфиры организуются
— что кто-то из спикеров не подключится в нужный момент (плохой интернет, перепутает расписание и т.д.)
— не было понимания доходимости до онлайна: сколько процентов от зарегистрированных реально зайдёт

Но, как всегда, страхи оказались сильнее реальности. В процессе всё стало ясно, накладок не случилось

Для себя отметила: в онлайне нужно работать с чатом участников интенсивнее. Даже во время эфира. Это помогает догреть тех, кто не зашёл с самого начала, и вернуть их в процесс. В офлайне такой возможности нет — огромный плюс цифрового формата.

Ещё один важный момент: в следующий раз подготовлю весь материал для публикаций в чате заранее — представление спикеров, бонусы, продажи — чтобы всё появлялось ровно в тот момент, когда спикер об этом говорит.

И знаете, что ещё заметила? Во время выступления сильно отвлекает окошко со своим видео. Ты смотришь не в камеру, теряется ощущение зрительного контакта. Испытала на себе и обязательно добавлю этот пункт в чек-лист для спикеров. Но сначала надо этот чек-лист подготовить — сейчас пока отвечаю на вопросы в процессе
________________________________________

А теперь про результат.

У нас было 13 спикеров, длительность конференции — 11 часов.

При этом в онлайне стабильно держалось около 200 человек. Участники менялись — но в общей сложности эфир посетили 700 человек. Практически все, кто зарегистрировался.Конфа прошла на одном дыхании.

Вечером я просто валилась с ног — но даже усталость была в кайф.

Что вы чаще посещаете онлайн или офлайн конференции?

В прошлом посте я рассказала, сколько всего скрывается за готовой картинкой мероприятия.

Теперь - факапы, с которыми я сталкивалась.
________________________________________

⚡Кондиционер на площадке работал только на максимальный холод. Лето, жара. Участники либо мёрзли, либо мучились от духоты.

⚡Во время выступления спикера проектор начал моргать — поломка в кабеле. Пришлось перестраивать всё на лету.

⚡В день события выяснилось, что продажи на площадке запрещены. А питание уже разложили - отменять было нельзя.

⚡Спикеры не уложились в тайминг. Зал после нас уже забронирован. Переговоры с подрядчиком - и мне дают ещё 30 минут (отняв частично время на уборку).

⚡На площадке отключился вай-фай. А выступление спикера было построено на практической работе в сервисах.

⚡За пару дней до события «отвалился» фотограф.
________________________________________

Из каждой ситуации мы выходили. Ничего не отменяли. В большинстве случаев участники даже не догадывались, что что-то шло не по плану.

Поэтому, когда я в зале, мне на много спокойнее)

Я часто делюсь с вами результатом очередного семинара или конференции, показываю фото, видео события. Но за каждым таким кадром — всегда много моментов, которые остались за ним

Поэтому сегодня решила оставить здесь небольшой пост с "внутрянкой". Потому что, зачастую, участники видят сцену, спикеров, интересный материал, кофе-брейки

Но за этой картинкой — сотни часов подготовки, которые никто не видит:
— поиск площадки с требуемым техническим оснащением, территориальным расположением и адекватной ценой
— согласование фотографа, спикеров, тем, тайминга
— поиск партнеров
— подписание договоров
— переговоры с подрядчиками
— сбор все информации для сайта события, подготовка технического задания
— ведение чата участников так, чтобы держать интерес
— работа с дизайнером, подготовка баннеров, слайдов в последнюю ночь перед мероприятием
— поиск решений, когда всё идёт не по плану

В момент, когда идет мероприятие я вижу не сцену, спикеров и участников, а то, как все выше написанное складывается в единый пазл мероприятия.

И если все сложилось хорошо — я просто тихо выдыхаю в углу зала. Конечно бывали и факапы, о них завтра..

Когда впервые покупают твои услуги ивентолога отдельно - это волнительно.

А когда ещё и по итогу переполненный зал - это уже история.

Начало июня. Ко мне пришли с запросом: организовать семинар для Кирилла Бадаева, эксперта по Яндекс Картам и геосервисам. У него - первый семинар. У меня - первый проект вне команды Павла Преснякова, с которой я работаю уже год.

Срок - 3 недели. План - 40 человек.

Во время первого созвона сразу забронировала площадку в Москве и понеслось.Работать в новой команде - всегда вызов. У каждого своя логика, свои привычки. Но именно это дало бесценный опыт: ты учишься договариваться, подстраиваться и при этом держать всё под контролем.

Что в итоге?
- Партнеры закрыли расходы по аренде и прочим расходам
- 130 регистраций, 76 участников в чате
- Зал пришлось менять — увеличили до 50 мест
- В день события мест не хватило: добавили 2 стула с барной зоны, на двухместных диванах сидели по 3 человека

Итог — 55 человек в залеДля бесплатного мероприятия — это хороший результат. Обычно приходит 50% от количества в чате, мы ожидали 38–40. А пришло больше 50.

Было и "но": не уложились в тайминг.
В итоге пришлось на месте решать вопрос с продлением. Но! Зал был занят после нас, сотрудникам нужно было время на его подготовку. Несмотря на это удалось договориться о продлении на полчаса. Короче говоря я практически выпросила у администратора эти минуты)И мы успели…… даже открыли шампанское (я пила безалкогольное - но это же символично) и закрыли семинар под бокалы и улыбки участников.Я искренне довольна тем, как всё прошло.

Да, были накладки. Да, тайминг поплыл. Но выкрутиться из этой ситуации – тоже новая история
Зал был полон, участники задавали вопросы и благодарили.

Это мой первый проект "на стороне"))
Спасибо Кириллу за доверие.
Спасибо его команде за классную работу.

В мае собрали 2 ивента в разных городах - Калининград и Нижний Новгород.

В организацию семинара в Калининграде влетела, как говорится, без "прелюдий" )) на все про все было 20 дней - с учётом майских праздников, по сути, даже в два раза меньше.

Итог - 150 человек в зале + нас поддержали 6 партнёров.

За несколько дней до события, о семинаре кричали из каждого утюга

К слову сказать, это был мой первый ивент, с таким количеством участников и за такой короткий срок

------

Через 6 дней - конференция в Нижнем Новгороде.

6 спикеров на одной сцене.

Формат конференции я раньше не делала, получается тоже мой первый раз)

Камерный атмосферный зал, огромная сцена и балкон для участников (как в театре)))В этот раз выступала и я - впервые не в своём городе - эта мысль вообще весь месяц не давала покоя. Несколько раз накрывало: "зачем я вообще решилась?."

Оба события - бесплатные. Доходимость на таких мероприятиях всегда ниже, чем на платных. Но у нас залы были заполнены на 80% и поверьте это хороший показатель.
----------
Перечитала сейчас свой пост и понимаю, что его нужно было озаглавить – мой первый раз…. причем трижды за этот месяц

Спасибо Калининграду и Нижнему.
Теперь собираем Орел 🤍

Год назад я тряслась от страха. Сегодня — 13 мероприятий и 8 городов за спиной

Ровно год назад, 7 июня в Иваново, я организовала первый «взрослый» семинар.Зал - 75 человек.

А я то планировала всего 40…

До этого было пару небольших семинаров - по 10 человек, чисто для себя. Будем считать это пробой пера) Но тот день - он был другим. Я вложила в него всю душу.Помню, как тряслись руки. Как внутри всё сжималось от волнения - скрыть это было нереально. Ко мне подходили знакомые, улыбались и говорили: «Не волнуйся!» Они правда хотели поддержать… но от этих слов меня накрывало ещё сильнее)И всё таки всё прошло хорошо.

Тот день стал отправной точкой. Тогда я ещё не знала, куда меня приведёт этот путь. А сейчас, спустя 12 месяцев, можно подвести итоги:За первый год в мире ивентов:

• 13 мероприятий: семинары, конференции, практикумы, митапы;
• 8 разных городов, из них 5 — миллионники;
• залы от 20 до 150 человек;
• более 15 партнёров, среди них - известные сервисы;
• знакомства с крутыми экспертами в нише;
• опыт: от подбора площадок до работы с подрядчиками, спикерами и документами.

Были и косяки - куда без них?
Но каждый промах научил меня чему то новому. И знаете что? Мне чертовски нравится это направление!Особенно кайфую в тот момент, когда стою в зале, смотрю вокруг и понимаю: «Это твоя работа, Юль».

Могла бы я подумать лет 5 назад, что буду такое вытворять? Точно нет!

А ещё странная деталь: раньше по ночам в голове крутились идеи для контента про маркетинг. А теперь — мысли о том, что можно было бы рассказать про организации ивентов

Так что… открываем второй год в «ивентологии»!

Спасибо всем, кто был на наших мероприятиях

Зачем я вообще пошла в офлайн?

Знакомство? Публичность? Признание?

Наверное, это первое, что приходит в голову. И да, это тоже есть. Но на самом деле цель была совсем другая.

Год назад, в январе, я поставила себе задачу: выступить на одном офлайн-мероприятии. Думала, добьюсь этого через знакомых - организаторов небольших нетворкингов, бизнес-встреч…

Но зачем?

Честно? Я просто хотела доказать самой себе, что я могу. Что «недоэксперт» - это уже не про меня.

Не то чтобы выступления были для меня чем-то новым. На прошлой работе я проводила мероприятия, выступала перед коллективом на собрании, чувствовала себя стопроцентным специалистом с опытом почти 10 лет. Но там — своя, привычная среда. А здесь — совсем другой уровень.

С этой задачей я пошла на тренинг. И, наверное, именно это помогло мне не слиться.
Там поставили условие: самой организовать и собрать аудиторию. И понеслось…
Первое выступление было год назад, в феврале.

Сейчас за плечами — 13 офлайн-мероприятий, где я была спикером.

Доказала ли себе?

Ну… как сказать. Мой перфекционизм обострялся после каждого выхода. Мне было страшно, тряслись коленки, я часто оставалась собой недовольна. Но это сильно меня поменяло.

А ещё офлайники имеют побочки

Во-первых, это реально мощный инструмент для прокачки личного бренда. Он работает в разы лучше, чем просто посты.

Во-вторых, хоть и выступления забирают много сил, но потом ты получаешь х2 энергии
Но это я поняла уже потом, когда попробовала.

На самом деле, мыслей много на эту тему. Недавно коллега спросила, почему я не делюсь в контенте тем, как прохожу этот путь?

И правда, почему?

Обычно показываем результат, а дорогу к нему оставляем за кадром. А там столько всего - лайфхаки, факапы, страхи, инсайты...

Поэтому, создаю блог на эту тему, буду делиться с вами, как прохожу этот путь